Každý z nás má svůj systém, jak postupovat v práci nebo při organizaci svých aktivit. Zdá se Vám, že se ten váš hroutí jako domeček z karet? Nebo jste si konečně vyhradili čas na to, abyste svůj systém zdokonalili nebo vůbec nějaký zavedli? Pokud je vaším cílem pracovat co nejefektivněji a ušetřit čas strávený hledáním, pátráním a problémy způsobenými zlým plánováním, čtěte dále. Dozvíte se, jak si udělat pořádek v kanceláři i ve svém pracovním čase.
Archivace, která má hlavu a patu pomáhá zvládat každodenní úlohy
Čeká Vás každý den na pracovním stole celá hromada papírů a Vy nevíte, co s nimi? Položit je “zatím” někam a potom, později, bezcílně přesunout znovu na jiné místo, doteď ještě nikomu nepomohlo. Nepořádek se tak hromadí a nakonec Vás dožene ať už chcete, nebo ne. Existuje však několik pravidel a nápadů, díky kterým zavládne ve vaší kanceláři pořádek. Výhodou je, že se rychle zorientujete, kdykoliv potřebujete. A to nejen Vy, ale i Vaši kolegové a spolupracovníci.
Základ archivace je systém. Jaký je ten Váš?
Prvním krokem, jak si uspořádat kancelář, je najít účinný systém. Předem si promyslete, co chcete kam ukládat a následně umístit. Dokumenty a kancelářské potřeby, se kterými pracujete nejčastěji, si nechejte blízko stolu. Těm, po kterých saháte jen občas, můžete najít místo o něco dál a nakonec nezapomeňte na přehledný archiv.
Vybavte sa pomocníky pro srozumitelnou archivaci
Rozdělte si to na drobné. K tomu, aby měla archivace hlavu a patu, potřebujete dokumenty uspořádat do přehledných subsystémů. Smlouvu vložte do euroobalu, euroobal do zakladače a ten následně do archivačních boxů a krabic. Tyto pomocníky skladujte ve speciálních skříních na archivaci, případně v regálech v místnosti na to určené (archiv a podobně).
Nezanedbejte označení a jeho pravidla
Když už jste vyřešili, jakým způsobem budete dokumenty skladovat, nezapomeňte na důsledné označení. Použijte známá pravidla a postupy, jako například seřazení podle data nebo abecední seřazení.
Systém nejen zaveďte, ale i dodržujte
Základem pořádku a zorganizované kanceláře nebo skladu je nejen úvodní nastavení a zavedení systému. Důležité je vysvetlit je i ostatním kolegům a spolupracovníkům, kteří se v něm mají orientovat. A vůbec nejpodstatnější je zavedená pravidla dodržovat.
Zorganizujte si nejen kancelář, ale i svůj čas
K efektívnímu pracovnímu výkonu patří i dobře zorganizovaný pracovní den. Pokud se Vám zdá, že občas nevíte, kam dřív skočit nebo Vám unikají důležité termíny, pomůžou tyto tipy.
Kalendář a diář jsou vaším najlepším přítelem. Stačí si vybrat správnou formu
I když kalendář patří k povinné výbavě každého kancelářského stolu, jen málokdo jej dnes používá. Důvodem jsou modernější digitální formy plánování času. Ani ty však nezaručí, že na schůzku přijdete včas, hlavně, když si ji zapomenete poznačit. Prvním krokem je tedy vybrat si tu formu kalendáře nebo plánovače, který Vám bude najvíce vyhovovat.
I přes výdobytky moderní techniky dnes mnozí sahají raději po klasické formě organizování a plánování – fyzických kalendářích. I ty si však můžete upravit do kreativní podoby a vytvořit si fotokalendáře. Například s fotkami svých nejbližších, vzácnými momenty z dovolené nebo motivačními citáty, které Vás každé pondělí nakopnou kupředu. V případě online kalendáře jsou určitě nápomocny připomínky, které si můžete nastavit podle potřeby. Například s dostatečnou rezervou nebo typem upozornění, které upřednostňujete (vibrace, melodie zvonění a podobně).
Plánujte s dostatečnou rezervou
Pokud se Vám často stane, že nestihnete splnit termín nebo dodat práci či výrobky včas, zřejmě Váš time management někde pokulhává. Kromě důsledného značení si termínů vyzkoušejte plánovat s větší časovou rezervou. Musíte zahrnout i nepředvídatelné okolnosti (zpoždění spojů, selhání techniky a podobně). Samozřejmě, nie vždy je to možné. Pokud se však pokusíte takovou rezervu zahrnou do zorganizovaní alespoň některých úloh a nepatříte k těm, kteříí rádi pracují pod stresem, tato rada Vám padne k užitku.
Efektivní pracovní výkon si vyžaduje prostředí, ve ktorém jde všechno od ruky. S těmito tipy bude mít Vaše archivace systém a organizace hlavu a patu. Vše tak půjde jako po másle.